Retningslinjer for leverandører
Til våre leverandører
Gudbrandsdal Energi AS (heretter Gudbrandsdal Energi eller Selskapet) er en del av konsernet Elmera Group.
Forretningsetikk er kjerneelementet i alle aktiviteter utført av Gudbrandsdal Energi. Vi forventer at alle ansatte driver virksomheten i samsvar med interne etiske retningslinjer, kombinert med en forpliktelse til solid kommersiell praksis. Disse retningslinjene og vår forretningsetiske forpliktelse er basert på konsernets overordnede strategiske plattform.
Gudbrandsdal Energi stiller klare forventninger til våre leverandører og øvrige forretningspartnere. Disse forventningene bygger på egne initiativer og gjeldende rammebetingelser. Vi er forpliktet til klimavennlige tiltak og forventer det samme engasjementet fra våre faste leverandører.
De siste årene har vi opplevd endrede rammebetingelser som direkte påvirker vår virksomhet, som for eksempel innføringen av Trygg Strømhandel-sertifiseringen for strømsalgsselskaper, vår overholdelse av Åpenhetsloven og Elmeras signering av Skifts 10 prinsipper for grønne innkjøp. Alt dette påvirker de kravene og forventningene vi stiller til våre leverandører.
I Gudbrandsdal Energi prioriterer vi forretningsetikk høyt, og vi støtter fullt ut ansatte som stiller spørsmål innenfor dette området. Vår forpliktelse til forretningsetikk kan kun realiseres hvis våre partnere og leverandører deler denne forpliktelsen. Disse retningslinjene er utviklet for å klart kommunisere våre forventninger til leverandører.
Som leverandør til Gudbrandsdal Energi forventes det at dere konsekvent oppfyller de kravene som er satt, både innenfor bærekraft, etikk og kommersielt.
Vinstra 14. desember 2023
Marius Røed Sveipe
Administrerende direktør
Gudbrandsdal Energi AS
Del I: Forståelse og anvendelse av retningslinjene
1. Forretningsetikk
Gudbrandsdal Energi skal kjøpe varer og tjenester på en bærekraftig, etisk og sosialt ansvarlig måte og etterleve alle juridiske krav uansett hvor vår virksomhet foregår. Det er også vår policy å følge relevante internasjonale konvensjoner og retningslinjer, inkludert slike fra FN og OECD. Gudbrandsdal Energi er forpliktet til å følge FNs Climate Neutral Now.
Gudbrandsdal Energi jobber for å sikre at vår forpliktelse til forretningsetikk også overholdes i leverandørkjeden og i forholdet til våre partnere.
2. Virkeområde
Disse Retningslinjene for Leverandører gjelder alle Gudbrandsdal Energi sine leverandører og samarbeidspartnere, herunder også alle underleverandører som bidrar i leveransen til Gudbrandsdal Energi. Dette inkluderer også leverandørene sine ansatte på alle nivåer, styremedlemmer, innleid personell, konsulenter og andre som opptrer på vegne av eller representerer leverandøren. Retningslinjene har kontraktuelt forrang mot øvrige kontraktsdokumenter.
Videre forventer Gudbrandsdal Energi at leverandørene gjør sitt ytterste for å sikre at tilsvarende standarder etterleves og respekteres innen deres egen innflytelsesområde, spesielt av deres egne leverandører.
3. Gjeldende lover
Leverandørene skal etterleve alle gjeldende lover og forskrifter i sitt hjemland i tillegg til gjeldende lover og forskrifter i land hvor de har virksomhet. Det forventes at leverandørene handler i samsvar med relevante internasjonale konvensjoner og retningslinjer fastsatt av internasjonale organisasjoner, inkludert FN og OECD.
Der det er forskjeller mellom gjeldende lover, regler og leverandørreglene eller kravene i en kontrakt med leverandøren, så skal leverandøren følge de strengeste kravene.
4. Styring og etterlevelse
Leverandører skal identifisere, håndtere og etterleve kravene til forretningsetikk nedfelt i Retningslinjene. Dette betyr at leverandøren skal besørge – og på en tydelig måte kommunisere - hensiktsmessige prinsipper, prosedyrer, styringssystemer, kvalitetsforbedringsaktiviteter, interne kontrollsystemer, og arbeidskraft som er nødvendig for å etterleve Leverandørens regler.
Del II: Leverandørens forretningsetikk
1. Bærekraft
Leverandøren skal anerkjenne og i den grad mulig ha et fokus på FN sine Bærekraftmål. Leverandørene skal operere på en bærekraftig måte og søke å etablere jevnlig og åpen dialog om bærekraftspørsmål med lokalsamfunn og øvrige interessenter. Leverandøren skal til enhver tid prioritere bærekraftige alternativer og hvor mulig oppnå universell utforming.
2. Klima
Gudbrandsdal Energi er klimaforpliktet og krever at alle faste leverandører er det samme. Det betyr at Gudbrandsdal Energi krever at alle faste leverandørene må:
- Føre klimaregnskap
- Ha tiltak og aksjonspunkter for å redusere eget klimafotavtrykk.
- Kompensere utslipp ved kjøp av godkjente klimakvoter, fortrinnsvis EUA kvoter
Norske leverandører skal dokumentere overnevnte på Klimahub.
Som et alternativ til ovennevnte metodikk, godkjennes også leverandører som har fått godkjente mål gjennom Science based targets. Les mer om det her: Ambitious corporate climate action - Science Based Targets
Gudbrandsdal Energi kan kreve dokumentasjon på at kravet er oppfylt på ethvert tidspunkt i avtaleforholdet. Ved leverandørs mislighold av slik forpliktelse som her fremgår, kan leverandøravtalen heves med umiddelbar virkning.
3. Miljø
Leverandørene skal støtte føre-var-prinsippet ved håndtering av miljøutfordringer, ta initiativ som fremmer økt ansvarlighet for miljøet og oppmuntre til utvikling og utbredelse av miljøvennlige teknologier.
4. Menneskerettigheter
Leverandørene skal støtte og respektere, innen sitt innflytelsesområde, internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og sikre at de ikke medvirker til menneskerettighetsbrudd.
Gudbrandsdal Energi kan kreve dokumentasjon på at kravet er oppfylt på ethvert tidspunkt i avtaleforholdet. Ved leverandørs mislighold av slik forpliktelse som her fremgår, kan leverandøravtalen heves med umiddelbar virkning.
5. Arbeidstakerrettigheter og arbeidslivsstandarder
5.1 Barnearbeid
Leverandører skal ikke benytte barnearbeid eller noen form for arbeid som berøver barn deres barndom, potensial eller verdighet, eller som er skadelig for barnets fysiske eller mentale helse eller utvikling. Leverandører skal ikke bruke barn som arbeidskraft hvis barnet er under 15 år. Hvis gjeldende lovverk setter en høyere aldersgrense er det denne grensen som gjelder. Unntak kan gjøres for lett arbeid eller opplæring hvis dette er tillatt under ILOs konvensjon om minstealder (C138).
Ikke i noe tilfelle kan leverandørene tillate at barn under 18 år utfører farlig arbeid, inkludert arbeid som kan sette deres helse, sikkerhet eller utvikling i fare.
5.2 Organisasjonsrett og rett til kollektive forhandlinger
Leverandørene skal sikre og anerkjenne retten til å organisere seg og, i tilfeller hvor en betydelig andel av de ansatte samtykker, retten til kollektive forhandlinger. Leverandørene skal ikke diskriminere de ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, som også skal ha adgang til å utføre sitt arbeid som representanter på arbeidsplassen.
I tilfeller hvor retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger er begrenset av nasjonale lover, skal leverandørene la de ansatte fritt velge sine egne representanter.
5.3 Tvangsarbeid
Leverandørene skal ikke bruke tvangsarbeid eller annet ufrivillig arbeid. Leverandørene skal sikre at arbeidet som utføres finner sted av fri vilje og uten trusler.
I tillegg skal leverandørene sikre at alle ansatte står fritt til å forlate arbeidet etter en passende og rimelig oppsigelsestid.
5.4 Ansettelsesvilkår
Leverandørene skal avlønne sine arbeidstakere i samsvar med nasjonale lovstandarder for minstelønn. De skal også sikre at arbeidstiden ikke er urimelig og etterleve lokale lover om arbeidstid.
Leverandørene må sikre at alle ansatte har skriftlige arbeidsavtaler som beskriver ansettelsesvilkårene på et språk som den ansatte forstår.
6. Åpenhetsloven
Som en konsekvens av Åpenhetsloven implementert 1. juli 2022 skal Leverandøren, så langt som mulig, sikre at menneskerettigheter og anstendige lønns- og arbeidsvilkår blir ivaretatt i leverandørkjeden. Leverandøren skal inneha oversikt over sin verdikjede, og skal på forespørsel fra Gudbrandsdal Energi gi informasjon og dokumentere verdikjeden i sin helhet, varslede menneskerettighetsbrudd i verdikjeden, andre uønskede hendelser og gjenoppretting.
7. Likeverd, mangfold og respekt
Leverandørene skal jobbe aktivt for å skape et arbeidsmiljø som preges av likeverd, mangfold og gjensidig respekt. Ansatte eller andre involvert i utførelsen av en kontrakt med Gudbrandsdal Energi skal velges og behandles på en måte som ikke diskriminerer på grunnlag av kjønn, hudfarge, religion, alder, uførhet, seksuell legning, statsborgerskap, sosial eller etnisk opprinnelse, politisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap eller annet. Leverandørene skal ikke godta noen form for diskriminering eller trakassering på noen av sine arbeidsplasser.
8. Helse, sikkerhet og sikring
Leverandørene skal jobbe aktivt for et skadefritt og helsefremmende arbeidsmiljø og for å fremme en åpen og forebyggende helse- og sikkerhetskultur.
Leverandørene skal planlegge og opptre for å unngå skader og arbeide systematisk for å håndtere risiko.
Leverandørene skal også etter beste evne beskytte sine ansatte mot skade fra faktorer som er utenfor leverandørenes kontroll, som naturkatastrofer og trusler mot de ansattes trygghet. Beskyttelsen mot trusler mot de ansattes trygghet må stå i forhold til trusselen.
9. Anti-korrupsjon
Leverandører skal ikke tolerere, og skal motarbeide, alle former for korrupsjon både i offentlig og privat sektor. Leverandørene skal ikke tilby, be om, gi, godta eller motta bestikkelser eller andre utilbørlige fordeler for forretningsmessig eller personlig vinning, verken direkte eller indirekte, for seg selv eller andre.
10. Forretningsgoder, gaver, gjestfrihet og utgifter
Leverandørene skal forby tilbud eller mottak av forretningsgoder - gaver, gjestfrihet, utgifter eller andre fordeler - som kan utgjøre, eller se ut til å utgjøre, en utilbørlig påvirkning.
Videre skal leverandørene ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til Gudbrandsdal Energis ansatte eller representanter eller nærstående til disse, med mindre gaven er beskjeden og passende med henhold til tid og sted. Gjestfrihet som sosiale arrangementer, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er nødvendig i forbindelse med forretningsformål og kostnaden er innenfor rimelige grenser. Reiseutgifter for personer som representerer Gudbrandsdal Energi betales av Gudbrandsdal Energi. Under kontraktsforhandlinger, bud- eller tildelingsprosesser skal all gjestfrihet, gaver eller utgiftsdekning unngås, uavhengig av verdi.
11. Sanksjoner
Leverandører skal ikke gjøre forretninger med land, grupper, organisasjoner eller enkeltpersoner som er underlagt sanksjoner.
12. Rettferdig konkurranse
Leverandørene skal sette høye forretningsmessige etiske standarder og konkurrere innenfor de rammer som konkurransereglene fastsetter i de markedene de opererer i. Leverandørene skal ikke ta del i noen form for ulovlig prissamarbeid, markedsdeling eller annen praksis som er i strid med gjeldende konkurranselovgivning.
13. Nøyaktig regnskapsførsel
Leverandørene må forplikte seg til åpenhet, etterprøvbarhet og nøyaktighet i alt de foretar seg, samtidig som de overholder sine konfidensialitetsforpliktelser. Alle regnskapsopplysninger må være korrekte, registrerte og bokførte i tråd med lover og regler.
14. Hvitvasking av penger
Leverandørene skal ikke ta del i noen form for hvitvasking av penger og skal påse at finansielle transaksjoner ikke blir brukt til å hvitvaske penger.
15. Konfidensialitet
Leverandørene skal holde fortrolig og ikke misbruke informasjon om Gudbrandsdal Energi av en konfidensiell art. Slik informasjon kan defineres videre i kontrakten mellom Gudbrandsdal Energi og Leverandøren.
16. Interessekonflikter
Leverandørene skal unngå interessekonflikter mens de jobber for Gudbrandsdal Energi. En interessekonflikt oppstår når en representant for en leverandør forsøker å fremme personlige interesser, eller en venn eller slektnings private interesser, som ledd i sin posisjon som representant for leverandøren. Leverandørene må rapportere enhver situasjon hvor det er en mulig eller opplevd konflikt mellom deres personlige interesser og Gudbrandsdal Energis interesser.
17. Politisk virksomhet
Leverandører skal ikke støtte politiske partier eller politikere i forbindelse med kontrakter inngått med Gudbrandsdal Energi.
18. Beskyttelse av eiendom og eiendeler
Leverandørene er ansvarlige for å ta vare på og kun bruke Gudbrandsdal Energis eiendeler i sin besittelse på en forsvarlig måte. Gudbrandsdal Energis eiendeler må ikke brukes til personlig vinning.
19. Rusmidler
Det er ikke tillatt å være påvirket av rusmidler, inkludert alkohol og narkotika, når man jobber for Gudbrandsdal Energi.
Begrensede mengder alkohol kan nytes når lokale skikker og anledningen tilsier at dette er passende, forutsatt at forbruket ikke kombineres med drift av maskineri, kjøring eller andre aktiviteter som er uforenlige med bruk av alkohol.
Del III: Håndtering av tvilstilfeller og regelbrudd
1. Hvor kan du søke råd?
Dersom en leverandør er eller blir usikker på betydningen av leverandørreglene, eller hva som er riktig adferd i lys av disse, skal vedkommende søke råd og ta opp saken med sin kontaktperson i Gudbrandsdal Energi.
2. Hvor skal bekymringer eller regelbrudd rapporteres?
Leverandørene skal ha interne ordninger for rapportering og håndtering av bekymringer eller regelbrudd, informere Gudbrandsdal Energi om alle bekymringer og mulige regelbrudd og skal tilby fullt samarbeid i Gudbrandsdal Energis granskning av saken.
Leverandører skal ikke bruke represalier mot noen som tar opp eller bidrar til å ta opp en genuin bekymring knyttet til forretningsetikk.
Rapportering kan gjøres anonymt til administrerende direktør eller styreleder i Gudbrandsdal Energi
3. Konsekvenser av regelbrudd
Å ikke opptre i samsvar med Leverandørens leveregler anses som en alvorlig sak som vil kunne føre til heving av kontrakt, krav om forholdsmessig kompensasjon, diskvalifisering som leverandør og rapportering til relevante myndigheter.
Gudbrandsdal Energi kan kreve dokumentasjon på at leverandørkrav og forpliktelser i disse retningslinjene er oppfylt på ethvert tidspunkt i avtaleforholdet. Ved leverandørs mislighold av slik forpliktelse som her fremgår, kan leverandøravtalen heves med umiddelbar virkning.